Deskripsi Singkat:

Manajemen Perkantoran Modern berarti manajemen perkantoran terbaru/mutakhir, memanfaatkan sikap, pikiran tingkah laku modern. Ditunjang oleh pemanfaatan teknologi modern, yaitu teknologi terbaru/mutakhir yang sesuai dengan pembaharuan, sehingga sesuai dengan perkembangan zaman.

Dengan menerapkan manajemen perkantoran modern: Terjadi perubahan luar biasa dalam proses implementasi fungsi manajemen, menerapkan teknologi modern berlandaskan azas demokratisasi, keterbukaan, akuntabilitas, transparansi, proporsional dan profesional. Menerapkan ilmu manajemen modern yang merespon tantangan dan ancaman.

Tuntunan tersebut mengharuskan perubahan cara kerja yang mampu menjawab seluruh kemajuan teknologi modern untuk kecepatan dan ketepatan serta kemudahan menyediakan informasi dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikan usahanya. Oleh sebab itu manajemen perkantoran perlu menerapkan teknologi modern agar dapat memenuhi tuntutan perkembangan zaman.

Daftar Isi:

KATA PENGANTAR l v

DAFTAR ISI l vii

DAFTAR GAMBAR l xiv

DAFTAR BAGAN l xv

 

BAB I.         ARTI DAN PENTINGNYA MANAJEMEN

          PERKANTORAN l 1

A. Arti dan Fungsi Kantor l 1

                        1. Arti Kantor l 1

                        2. Fungsi Kantor l 3

B. Hakikat Pekerjaan Kantor l 4

C. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor l 6

D. Peranan Pekerjaan Kantor Bagi Pimpinan l 7

E. Manajemen Perkantoran l 8

1. Tujuan Manajemen Perkantoran l 14

2. Sumber Daya dalam Manajemen Per­kantoran l 15

3. Kaitan Manajemen Perkantoran dengan Fungsi-fungsi Manajemen l 16

4. Fungsi Manajemen yang Perlu Diterap­kan Terhadap Sumber Daya l 16

F. Manajer Kantor l 20

G. Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor l 27

BAB II.       MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN l 33

                   A.  Perkantoran Modern l 33

                   B.  Prinsip Manajemen Perkantoran Modern l 37

 

BAB III.      VIRTUAL OFFICE (KANTOR MAYA) l 39

A.  Pendahuluan l 39

B.  Arti dan Pentingnya Virtual Office (Kantor Maya) l 39

C.  Otomatisasi Kantor (Office Automation) l 41

D.  Kantor Maya (Virtual) l 44

E.  Organisasi Maya l 47

F.  Model OA (Office Automation) l 48

G.  Perspektif Kantor Maya l 57

BAB IV.       KEBUTUHAN DAN PENGGUNAAN INFOR­MASI l 59

A. Arti dan Pentingnya Informasi l 59

B. Perancangan Sistem Informasi l 62

C. Pengolahan Data (Data Processing) l 64

D. Pengorganisasian Unit Pengolahan Data l 65

E. Proses Penanganan Informasi l 67

F. Pengembangan Sistem Informasi l 68

BAB V.        PERABOT KANTOR, MESIN KANTOR DAN

                   ALAT BANTU PERAGA l 70

A. Perabot Kantor l 70

B. Mesin Kantor l 72

  1. Pentingnya Penggunaan Mesin Kantor l 72

      2. Keuntungan dan Kerugian Akibat Peng­gunaan Mesin Kantor l 75

      3. Pemeliharaan dan Peningkatan Peng­gunaan Mesin Kantor l 75

C.   Alat Bantu Peraga (Audio, Visual, Aids) l 77

BAB VI.       PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN

                   UNTUK SARANA PENGOLAHAN INFOR­MASI l 79

A. Pengaruh Informasi Terhadap Kepemimpin­an l 79

B. Otomatisasi Akibat Kemajuan Teknologi l 87

C. Pemanfaatan Komputer l 89

BAB VII.     ORGANISASI DALAM KANTOR l 92

A. Pengertian l 92

B. Asas-asas Pokok Pengorganisasian l 97

C. Bentuk-bentuk Organisasi l 99

BAB VIII.    KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI l 108

A. Arti dan Pentingnya Komunikasi l 108

B. Klasifikasi Komunikasi l 115

BAB IX.       MEMBUAT PERENCANAAN KERJA l 122

A. Pengertian Perencanaan Kerja l 122

B. Proses Perencanaan l 123

C. Sifat Perencanaan l 125

D. Sumber Perencanaan l 126

E. Fungsi-fungsi Perencanaan l 126

F. Macam Rencana l 126

G. Strategi Mendapatkan Persetujuan Bagi Sesuatu Rencana l 129

BAB X.        EFISIENSI PEKERJAAN PERKANTORAN l 131

A. Pengertian Efisiensi l 131

B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja l 134

C. Sumber Efisiensi l 136

D. Usaha Efisiensi dalam Kantor l 139

 

BAB XI.  TATA RUANG KANTOR l 143

A. Pengertian l 143

B. Tujuan l 143

C. Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor l 144

D. Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang l 144

E. Macam Tata Ruang Kantor l 145

F. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang

     Perkantoran l 148

 

BAB XII.     TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN

                   SISTEM KERJA l 151

A. Pengertian l 151

B. Manfaat l 151

C. Asas-asas Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja l 151

D. Pengaturan Pokok Di bidang Tata Kerja Prosedur Kerja dan sistem Kerja dalam Organisasi l 152

E. Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunannya l 153

F. Simbol-simbol dalam Prosedur l 154

G. Kegunaan Simbol-simbol dalam Prosedur l 155

 

BAB XIII.    PENELITIAN DAN PENGUKURAN KERJA

             SERTA PENYEDERHANAAN KERJA l 158

A. Penelitian dan Pengukuran Kerja l 158

     1. Pengertian l 158

     2. Tujuan Penelitian dan Pengukuran Kerja l 158

     3. Teknik Pengukuran Kerja l 159

                        4. Dasar-dasar Cara Mengadakan Peneliti­an dan Pengukuran Kerja l 160

                        5. Kadar Kerja (Work Content) l 162

                        6. Unsur Manusia Menghadapi Penelitian Kerja l 162

                        7. Prosedur Penelitian Kerja l 163

                   B. Penyederhanaan Kerja (Work Simplifica­tion)

                        1.  Pengertian l 164

BAB XIV.    MENERIMA DAN MELAYANI TAMU

                   SERTA BERTAMU l 167

                   A. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu l 167

B. Catatan Identitas Tamu l 168

C. Pelayanan Terhadap Tamu l 169

D. Macam Tamu l 169

E. Membuat dan Membatalkan Perjanjian/Afspraak/ Appointment l 170

 

BAB XV.      MENERIMA DAN MELAYANI TELEPON

                   SERTA MENELEPON l 172

                   A. Pengertian lstilah Dalam Hal Telepon l 172

B. Persiapan yang Perlu Dilakukan l 172

C. Menerima Telepon l 173

D. Menelepon l 173

E. Mencatat Pesan-pesan Melalui Telepon l 175

F. Kesalahpahaman dalam Bertelepon l 176

 

BAB XVI.    MENYUSUN/MEMBUAT SURAT

                   (KORESPONDENSI) l 179

                   A. Fungsi Surat l 180

B. Syarat Surat l 180

C. Macam Surat l 181

D. Bahasa Surat l 182

E. Langkah-langkah dalam Menyusun Surat l 182

F. Hal Lain yang Perlu Diperhatikan, Agar Tujuan Berkirim Surat Tercapai l 183

G. Pedoman dalam Menyusun Isi l 184

H. Kualifikasi Surat l 185

I.   Kegiatan Surat Menyurat l 186

J. Bentuk-bentuk Surat l 187

K. Pembetulan (Revisi Konsep) l 188

 

BAB XVII.   UPAYA MEMAHAMI DAN MENERAPKAN ELEKTRONIC RECORD MANAGEMENT (ERM) MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK l 201

A.  Arti dan Pentingnya Dokumen Elektronik l 201

B.  Manajemen Dokumen Elektronik l 204

C.  Kerangka Kerja E-Record Management l 209

D.  Siklus Hidup ERM l 211

 

BAB XVIII. MENATA ARSIP (BERKAS) l 216

                   A. Pengertian dan Tujuan Menata Arsip l 216

                   B. Sarana Penataan Arsip l 216

1. Pola Klasifikasi Arsip l 216

2. Kode Arsip l 219

3. Indeks l 221

4. Tunjuk Silang l 222

C. Peralatan dalam Penataan Arsip l 222

D. Sistem Penataan Arsip l 223

E. Peminjaman Arsip l 233

F. Penyusutan, Pemindahan dan Penghapusan Arsip l 233

G. Yang Perlu Diperhatikan Dalam Kearsipan l 234

 

BAB XIX.    MENGURUS DAN MENGENDALIKAN

                   SURAT l 238

A. Pembagian Surat l 238

B. Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali l 238

C. Pengertian Istilah l 240

D. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk dengan

     Menggunakan Kartu Kendali l 241

E. Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar Menggunakan Kartu Kendali l 243

F. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk l 246

G. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar l 247

H. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk l 248

 

BAB XX.      PEMBUATAN DAN PENGENDALIAN

                   FORMULIR KANTOR l 253

A. Pengertian Singkat l 253

B. Tujuan dan Manfaat l 253

C. Pedoman Pembuatan l 254

D. Pembuatan Formulir l 255

E. Pengendalian Formulir l 256

F. Pertimbangan Fungsional l 257

G. Pertimbangan Fisik l 258

 

BAB XXI.    MEMPERSIAPKAN RAPAT DAN MEM­BUAT NOTULEN l 260

A. Mempersiapkan Rapat l 268

B. Membuat Notulen Rapat l 280

 

BAB XXII.   MEMPERSIAPKAN PEMBUATAN LAPORAN l 283

A. Pengertian l 293

B. Fungsi Laporan l 285

C. Syarat-syarat Kualitas Laporan l 285

D. Langkah-langkah Pokok dalam Pembuatan Laporan l 288

E. Sistematika Laporan l 292

BAB XXIII. TEKNIK MEMBACA, MENDENGARKAN

                   DAN BERBICARA SECARA EFEKTIF l 295

A. Membaca l 295

B. Mendengarkan l 297

C. Berbicara Secara Efektif l 298

D. Prinsip Teknik Berbicara Efektif l 300

E. Penyajian Pembicaraan l 302

BAB XXIV.  KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA l 303

A. Pengertian l 303

B. Timbulnya Kecelakaan l 312

C. Prinsip Pencegahan Kecelakaan l 313

D. Tindakan Pencegahan Kecelakaan l 314

E. Personil yang Bertugas dalam Bidang Keselamatan Kerja Di Kantor (Office Safety Personnel) l 315

F.  Pengamanan Kantor l 316

BAB XXV.    CARA MEMBERI INSTRUKSI DAN

                   HUBUNGAN KERJA l 318

A.  Pengertian l 318

B.  Hubungan Atasan dan Bawahan l 321

C.  Melakukan Hubungan Kerja l 326

D.  Komunikasi (Hubungan) Pimpinan dan Staf l 329

E.  Kualifikasi Staf l 330

F.  Telaahan Staf l 331

BAB XXVI.  KEPEMIMPINAN DALAM KANTOR l 334

A.  Pengertian l 334

B.  Kepemimpinan Sebagai Inti Manajemen l 334

C.  Ciri-ciri Kepemimpinan l 334

D.  Tingkatan Kelompok Pimpinan l 336

E.  Kepemimpinan dan Kepengikutan (Leader­ship and Followership) l 338

F.  Tipe-tipe Pemimpin l 343

 

 

DAFTAR PUSTAKA l 347

BIODATA PENULIS l 349