Deskripsi Singkat:

Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan bahwa dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban penyelenggaraan kehidupan kegiatan. Oleh sebab itu perlu dibuat perancangan sistem informasi yang disesuaikan dengan tuntutan kebutuhan dari organisasi/perusahaan di masa mendatang. Sehingga perlu ditunjang oleh penerapan e-document yang akan menghasilkan sejumlah dokumen dalam bentuk elektronik. Dengan diakuinya dokumen legal, maka dokumen elektronik dapat dijadikan sebagai bukti/petunjuk.

Perkembangan dan kemajuan teknologi informasi ditandai antara lain dengan maraknya penggunaan sarana teknologi “interconnected network” atau internet. Teknologi informasi diartikan sebagai suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis dan/atau menyebarkan informasi. Kemajuan teknologi informasi yang pesat serta potensi pemanfaatan secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kenyataan telah menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi kegiatan. Perubahan yang terjadi tersebut menuntut perubahan cara kerja yang mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif dan efisien, dimana seluruh pihak menuntut pelayanan yang memenuhi kepentingan luas di seluruh wilayah negara, dapat diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif. Oleh sebab itu sangat perlu diupayakan penanganan/ pengelolaan arsip dengan lebih cepat, tepat, sistematis, memanfaatkan sarana dan prasarana modern dan praktis, agar dapat mencapai keberhasilan yang maksimal.

Daftar Isi:

KATA PENGANTAR  | v

KATA PENGANTAR EDISI REVISI  | vii

KATA PENGANTAR EDISI REVISI KEDUA  | ix

KATA PENGANTAR EDISI REVISI KETIGA | xi

DAFTAR ISI  | xiii

DAFTAR GAMBAR  | xviii

 

I.    TEKNOLOGI MODERN SEBAGAI SALAH SATU ALAT PENUNJANG KELANCARAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN l 1

A.   Alat dan Pentingnya Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Teknologi Modern l 1

B.   Perkembangan Teknologi Informasi l 5

C.   Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Komputer l 8

D.   Merancang Strategi Sistem Informasi l 9

II.       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN l 13

A.   Pesatnya Perkembangan Informasi l 13

B.   Arti dan Pentingnya Sistem Informasi Manajemen l 18

C.   Kebutuhan dan Penggunaan Informasi l 26

D.   Merancang Sistem Informasi Manajemen l 26

E.   Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer l 28

III. ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP DOKUMENTASI MUSEUM DAN PERPUSTAKAAN l 30

A.     Sejarah Kearsipan l 31

B.     Pengertian Arsip l 32

C.     Beberapa Istilah dan Pengertiannya l 33

D.     Dokumentasi, Museum dan Perpustakaan l 35

IV.       PERAN ARSIP BAGI SUATU ORGANISASI l 38

A.     Kebutuhan dan Penggunaan Informasi l 38

B.     Perancangan Sistem Informasi l 41

C.     Peranan Arsip l 43

D.     Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan l 43

E.     Lingkaran Hidup Kearsipan (Life Span of Records) l 44

F.     Penciptaan Arsip l 45

G.     Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip l 45

H.     Masalah Dalam Pengelolaan Arsip l 47

I.      Upaya untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan l 49

 

V.       SARANA PENATAAN ARSIP | 51

A.      Indeks | 51

B.      Peraturan Mengindeks | 52

C.      Mengabjad  | 57

D.     Lembar Tunjuk Sidang (Cross Reference) | 58

E.      Dewey Decimal Classification/Universal Decimal Classification (DDC/UDC | 60

F.      Pola Klasifikasi Arsip | 61

G.     Kode Arsip | 63

 

VI.  PERALATAN DAN PERLENGKAPAN UNTUK  MENYIMPAN DAN MENENUKAN KEMBALI ARSIP | 67

A.       Pertimbangan Pemilihan Peralatan dan Perlengkapan Arsip | 67

B.       Macam Peralatan dan Perlengkapan Arsip | 68

C.       Peralatan Arsip Ditinjau dari Bahan, Mobilitas dan Bentuk Pintunya | 85

 

VII. MENATA ARSIP ATAU BERKAS | 93

A.                Pengertian dan Tujuan Arsip | 93

B.                Sistem Penataan Arsip (Filling System) | 94

1.   Sistem Abjad/Alphabetical Filing System | 95

2.   Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing System | 96

3.   Sistem Nomor/Numerical Filing System | 98

4.   Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Geographical Filing System | 100

5.   Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical Filing System | 100

C.   Peminjaman Arsip | 101

D.   Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip (Storage and Retrieval of Records) | 103

E.   Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip | 104

F.    Angka Kecermatan Arsip | 106

 

VIII.  MENGURUS DAN MENGENDALIKAN SURAT | 108

A.   Pengertian dan Pembagian Surat | 108

B.   Penggunaan Kartu Kendali, Sebagai Pengganti Buku Agenda | 110

C.   Pengertian Istilah yang Digunakan | 112

D.   Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk (Menggunakan Kartu Kendali ) | 112

E.   Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar (Menggunakan Kartu Kendali) | 116

F.    Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk | 118

G.   Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar | 119

H.   Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk | 120

 

IX.         PENYUSUTAN ARSIP l 127

A.         Pengertian dan Tujuan Penyusutan l 127

B.         Jadwal/Daftar Retensi Arsip (Retention) l 128

C.         Nilai Guna Arsip l 129

D.         Penentuan Nilai Guna Arsip l 129

E.         Metode Penyusutan l 130

F.         Angka Pemakaian Arsip l 131

G.         Pelaksanaan Penyusutan l 132

 

X.   PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SERTA PENCEGAHAN KERUSAKAN ARSIP l 134

A.         Pengamanan Arsip l 134

B.         Pemeliharaan Arsip l 135

C.         Pencegahan Kerusakan Arsip l 137

 

XI.  PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI l 139

      A.        Tata Kearsipan Otomatis l 139

 B.        Komputerisasi Arsip l 141

 

XII.  UPAYA MEMAHAMI DAN MENERAPKAN ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT (ERM), ATAU MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK l 144

      A.     Arti dan Pentingnya Dokumen Elektronik l 144

B.      Manajemen Dokumen Elektronik l 147

C.      Kerangka Kerja E-Record Management l 154

D.      Siklus Hidup ERM l 155

 

XIII. PEGAWAI DI BIDANG KEARSIPAN l 161

A. Pentingnya Pembinaan dan Pengembangan Pegawai l 161

B. Faktor Penunjang l 164

 

XIV. ARSIP DAN PERLENGKAPAN ARSIP | 169

1.              Scanner | 169

2.              Compact Rolling Shelving | 170

3.              Rotary Filing System | 170

4.              Letter Tray | 171

5.              Safe Keeping Document | 171

6.              Filing Cabinet | 172

7.              Lemari Arsip | 172

8.              Rak Arsip | 173

9.              Map Arsip | 174

·                  Stopmap Folio | 174

·                  Map Snelhecter | 174

·                  Folder | 175

·                  Hanging | 176

10.            Ordner | 176

11.            Guide | 177

12.            Stapler | 177

13.            Perforator | 178

14.            Alat Sortir | 178

15.            Tickler File | 179

16.            Cardex (Card Index) Cabinet | 179

17.            Label | 180

18.            Numerator | 180

 

 

DAFTAR PUSTAKA  | 181

LAMPIRAN 1  | 183

LAMPIRAN 2  | 195

LAMPIRAN 3  | 209

DAFTAR RIWAYAT HIDUP  | 272